Privacyverklaring
Privacyverklaring overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke
Vuoropari Oy, ondernemingsnummer 3341867-3
Vähtärintie 1 A 2, 62800 Vimpeli
De gegevens worden opgeslagen in het Shuriken ERP-systeem van Creaction Finland Oy. Creaction Finland Oy is verantwoordelijk voor de uitvoering en het beheer van het systeem, voor de gegevensbescherming en voor de back-ups van de gegevens. Alle gegevens worden in hetzelfde bestand (d.w.z. in één database) opgeslagen en verwerkt.
Naam van het bestand
Vuoropari Oy – bestand met klant-, bestel-, facturerings- en marketinggegevens.
Beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens
Wij houden ons bij de verwerking van persoonsgegevens aan de volgende beginselen:
Persoonsgegevens moeten
a) worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is („rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie”);
b) voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt; de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden wordt overeenkomstig artikel 89, lid 1, niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd („doelbinding”);
c) toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt („minimale gegevensverwerking”);
d) juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd; alle redelijke maatregelen moeten worden genomen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren („juistheid”);
e) worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is; persoonsgegevens mogen voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt overeenkomstig artikel 89, lid 1, mits de bij deze verordening vereiste passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen („opslagbeperking”);
f) door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging („integriteit en vertrouwelijkheid”).
De gegevens worden hoofdzakelijk binnen de EER verwerkt. Gegevens kunnen buiten de EER worden doorgegeven wanneer een bestelling buiten de EER wordt geleverd (de leveringsgegevens worden aan het vervoersbedrijf doorgegeven) of wanneer een aanbieder van webanalyse (bijv. Google, Meta) gegevens buiten de EER verwerkt. Voor dergelijke doorgiften wordt gebruikgemaakt van passende waarborgen, zoals het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de modelcontractbepalingen van de EU. De gegevens worden bewaard totdat de klant ons verzoekt deze te wissen. De gegevens worden bijvoorbeeld bewaard ten behoeve van webanalyse (statistische redenen) en om het plaatsen van nieuwe bestellingen te vergemakkelijken (het belang van de klant).
Doel van de opslag van de gegevens
Klantgegevens worden voor de volgende doeleinden opgeslagen: communicatie met klanten, het onderhouden en ontwikkelen van de klant- en handelsrelatie, en rapportage en statistiek. Vuoropari Oy gebruikt deze en andere tijdens de klantrelatie verkregen gegevens om het eigen product- en dienstenaanbod te plannen en gericht aan te bieden.
Persoonsgegevens worden gebruikt binnen de grenzen die de gegevensbeschermingswetgeving (de algemene verordening gegevensbescherming en de Finse wet gegevensbescherming) toestaat en vereist. Gegevens worden niet aan derden verstrekt, behalve zoals beschreven in het hoofdstuk Verstrekking en doorgifte van gegevens.
De e-mailadressen van personen die zich op de nieuwsbrief hebben geabonneerd, worden gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief. De in het contactformulier verstrekte gegevens worden gebruikt om op het contactverzoek te antwoorden.
Opgeslagen gegevens
Het klantenbestand bestaat uit verschillende afzonderlijke bestanden die op basis van hun hoofddoel zijn aangelegd. Samen vormen de gegevens in deze bestanden de volgende per klant opgeslagen gegevensverzamelingen:
- De contactgegevens van de klant en de gegevens die nodig zijn om te bestellen: voor- en achternaam, straatadres, postcode, plaats, land, taal, telefoonnummer en e-mailadres. Het persoonsidentificatienummer wordt alleen opgeslagen wanneer de gekozen betaalmethode of het gekochte product dit vereist. Voor bedrijven, verenigingen en organisaties als klant bovendien de naam van het bedrijf en het ondernemingsnummer.
- Klantgroepgegevens, kortingsgroep en overige klantspecifieke aanvullende gegevens.
- Factuuradres en overige facturatiegegevens.
- Eventuele toestemming voor direct marketing.
- Gegevens over de bestellingen, leveringen en retourzendingen van de klant.
- De inloggegevens die nodig zijn om in te loggen.
- IP-adres of andere identificator.
- Overige tekstuele gegevens met betrekking tot de klantrelatie, zoals het doel van een contactverzoek of een wens betreffende de leverdatum.
Persoonsgegevens worden op verzoek van de klant gewist.
Verstrekking en doorgifte van gegevens
Gegevens worden alleen aan derden verstrekt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de bestelling of vereist is op grond van een wettelijke verplichting. Ontvangers zijn bijvoorbeeld betaaldienstverleners, kredietinformatiebureaus, vervoersbedrijven en overheidsinstanties. Als gevolg van afspraken over de gegevensverwerking kan een deel van de gegevens zich bij onze IT-onderaannemers bevinden.
Reguliere gegevensbronnen
Contact- en klantgegevens worden bij het begin van en tijdens de klantrelatie verzameld uit hetgeen de klant aan de verwerkingsverantwoordelijke meedeelt. De klantrelatie begint wanneer de klant zich voor de dienst registreert, een bestelling plaatst, zich op direct marketing abonneert of een aankoop doet. Een klantrelatie kan ook op verzoek van de klant worden gestart, bijvoorbeeld op basis van een telefoongesprek.
Toestemming voor elektronische direct marketing (marketing per e-mail en sms) wordt afzonderlijk gevraagd, zoals de gegevensbeschermingswetgeving vereist. Gegevens over de kredietwaardigheid van de klant op het moment van bestellen worden verkregen uit het systeem van Paytrail Oyj (ondernemingsnummer 2122839-7), dat van Aurajoki Nordic Oy (1998514-5) en/of dat van Suomen Asiakastieto Oy (0111027-9).
Webanalyse en advertenties
Wij gebruiken analyse- en advertentietools die persoonsgegevens over uw bezoek verwerken. Afhankelijk van uw cookiekeuzes kunnen deze tools uw IP-adres, browser- en apparaatgegevens, cookie-identificatoren en de pagina's die u bekijkt ontvangen. Wanneer u een bestelling plaatst, kunnen zij ook uw e-mailadres, naam, telefoonnummer, postcode en woonplaats ontvangen. Contactgegevens worden gehasht voordat ze worden verzonden; dat verbergt de inhoud, maar maakt de gegevens niet anoniem.
De gegevens worden gebruikt om te meten hoe onze marketing presteert, om aankopen toe te wijzen en om advertenties te richten. Wij kunnen de volgende tools en diensten gebruiken:
- Google (Google Ads en verbeterde conversies): https://business.safety.google/privacy/
- Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
- Meta (Facebook) Pixel en Conversions API: https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel
- Microsoft Advertising (Bing Ads): https://about.ads.microsoft.com/en-us/resources/policies
Deze aanbieders kunnen de gegevens ook buiten de EER verwerken op basis van passende waarborgen, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de EU. U kunt de keuzes die deze verwerking sturen wijzigen in de cookie-instellingen onderaan deze pagina.
Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
Voor de verwerking van persoonsgegevens is een rechtsgrondslag vereist. Wij verwerken persoonsgegevens op grond van toestemming (bijv. het abonneren op de nieuwsbrief), een overeenkomst (bijv. het plaatsen van een bestelling), een wettelijke verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke (bijv. de verwerving en het bezit van vergunningplichtige producten), de bescherming van vitale belangen (bijv. deelname aan een cursus waarvoor gegevens over de persoonlijke gezondheid nodig zijn) of het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde (bijv. webanalyse).
Cookies
Wij gebruiken cookies om onze website voor u te kunnen ontwikkelen. Cookies hebben tot doel de winkelervaring te verbeteren en te versnellen. Cookies kunnen ook worden gebruikt om betere aanbiedingen en persoonlijkere productaanbevelingen te doen. Een cookie is een klein tekstbestand dat een webserver op de harde schijf van de gebruiker opslaat. Voor sommige functies van de website kan het aanvaarden van cookies noodzakelijk zijn. De webbrowser van de gebruiker aanvaardt cookies waarschijnlijk standaard, maar de gebruiker kan cookies ook blokkeren in de browserinstellingen of ze na gebruik uit de browser verwijderen. Meer informatie over browserspecifieke instellingen is te vinden in de instructies van de browserfabrikant.
Beveiliging van persoonsgegevens
Toegang tot het bestand met persoonsgegevens vereist bijzondere toegangsrechten. De toegang is beperkt tot de gegevens die een persoon voor het eigen werk nodig heeft en vereist persoonlijke inloggegevens. Het klantenbestand en de apparatuur waarmee het wordt verwerkt, bevinden zich in afgesloten serverruimten. Apparatuur en software worden regelmatig en op passende wijze bijgewerkt en op mogelijke dreigingen wordt onmiddellijk gereageerd. Ter voorbereiding op incidenten worden regelmatig back-ups van de gegevens gemaakt. Het systeem is met een firewall beveiligd tegen verbindingen van buitenaf.
Het personeel dat gegevens uit het klantenbestand verwerkt, is tot geheimhouding verplicht. Gegevens worden alleen verstrekt op grond van een wettelijke meldingsplicht, zoals op eigen verzoek van de klant of op verzoek van een overheidsinstantie op grond van de wet.
Rechten van de betrokkene
De betrokkene heeft het recht om:
- de eigen persoonsgegevens in te zien en een kopie van de gegevens te ontvangen
- rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens te verzoeken
- wissing van de eigen gegevens te verzoeken wanneer er geen grondslag meer is voor de verwerking
- beperking van de verwerking te verzoeken
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang en zich af te melden voor direct marketing
- de zelf verstrekte gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer de verwerking op toestemming of op een overeenkomst is gebaseerd
- de gegeven toestemming te allen tijde in te trekken
Verzoeken worden gericht aan de verwerkingsverantwoordelijke. De betrokkene heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit; in Finland is dat het Bureau van de Ombudsman voor gegevensbescherming (tietosuoja.fi).